O FGTS referente ao 13º deve ser recolhido na SEFIP juntamente com a folha de pagamento do mês. Para gerar este resultado, é necessário que o 13º Salário já esteja gravado.

Explicaremos a seguir com proceder em cada uma das parcelas. Falaremos também neste tópico sobre a SEFIP Competência 13.

SEFIP: 1ª PARCELA 13º SALÁRIO

Para calcular a 1ª parcela do 13º salário, proceda da seguinte forma:

1)       Acesse o menu Exibir | Ir para | Seleção e selecione quem você quer que faça parte do cálculo da 1ª parcela do 13º Salário;

2)      Acesse o menu Cálculos|1ª parcela do 13º salário e escolha as opções de acordo com a necessidade do seu cálculo (verifique as particularidades de cada opção clicando no botão de Ajuda disponível no canto inferior direito da tela do cálculo e escolhendo o item “Como preencher a tela de cálculo da 1ª parcela do 13º”);

3)      Clique em Iniciar;

4)      Acesse o menu Relatórios | Folha de Pagamento e emita um relatório para conferir se o cálculo está correto;

5)      Caso você queria lançar um valor diferente do que o sistema calculou para algum funcionário, então acesse o menu Funcionários | Lançamentos Individuais e lance o código 004 com o valor que deseja pagar de 1ª parcela do 13º Salário. Em seguida recalcule a 1ª parcela, através do menu Cálculos | 1ª parcela do 13º salário, marcando as mesma opções marcadas anteriormente e emita um novo relatório de Folha de Pagamento para nova conferência;

6)      Tendo conferido os valores e estando os mesmos corretos, imprima o relatório de Folha de Pagamento e os Recibos de Pagamento, se for o caso, através do menu Relatórios | Recibo de Pagamento. Sugerimos que estes relatórios sejam salvos em pdf para impressões posteriores;

7)      Volte ao menu Cálculos | 1ª parcela do 13º salário, selecione as mesmas opções que estavam selecionadas no cálculo dado anteriormente e desta vez marque a opção “Cálculo definitivo”. Note que o sistema fará um backup de forma automática. Para mais detalhes sobre este backup, clique aqui;

8)      Feito o cálculo definitivo, o sistema preencherá automaticamente a Ficha Financeira, na guia “13º Salário e Provisões”, o campo “1ª parcela do 13º” com os valores que acabam de ser gravados;

9)      Agora faça sua folha de pagamento normalmente. Ao finalizar a folha, basta calculá-la, através do menu Cálculos | Folha de Pagamento;

10)    Perceba que, ao emitir o relatório da Folha, na última página da impressão, o sistema demonstrará além do valor de FGTS da folha também o valor de FGTS devido sobre 13º Salário, sob o código de base “308 – FGTS 13 Antecipado” . Este valor é meramente informativo. No entanto o sistema soma os dois valores de FGTS (Folha + 13º) no quadro SEFIP deste resumo. Veja:

11)   Faça a SEFIP normalmente, como é feita todos os meses, inclusive com a opção “Competência 13…” desmarcada. O sistema já levará para a SEFIP a informação de FGTS sobre 13º Salário. Caso ele não leve, significa que o cálculo definitivo ainda não foi efetivado. Sendo assim, retorne ao sistema de Folha de Pagamento QuartaRH, efetue o cálculo definitivo da 1ª parcela do 13º Salário, recalcule a Folha de Pagamento e refaça o processo do SEFIP.

Lembrando que a 1ª parcela do 13º Salário só tributa para FGTS. Verifique se as tributações marcadas estão corretas através do menu Tabelas | Eventos, selecionando o evento 004.

SEFIP: 2ª PARCELA 13º SALÁRIO

Para calcular a 2ª parcela, o procedimento é bem parecido com o citado acima.

A diferença é que a 2ª parcela tributa para INSS, IRRF e FGTS. Portanto, antes de efetuar o cálculo definitivo, é preciso que você emita, além da folha de pagamento e dos recibos de pagamento, também a GPS e a DARF da 2ª parcela. Sugerimos que estes relatórios sejam salvos em pdf para impressões posteriores

Feito isso, você pode efetivar o cálculo definitivo, através do menu Cálculos | 2ª parcela do 13º salário.

Prossiga com sua folha de pagamento normalmente.

Faça a SEFIP normalmente, como é feita todos os meses, inclusive com a opção “Competência 13…” desmarcada. O sistema já levará para a SEFIP a informação de FGTS sobre 13º. Caso ele não leve, significa que o cálculo definitivo ainda não foi efetivado. Sendo assim, retorne ao sistema de Folha de Pagamento QuartaRH, efetue o cálculo definitivo da 2ª parcela do 13º salário, recalcule a Folha de Pagamento e refaça o processo de SEFIP.

OBS: no processo do SEFIP de dezembro será gerada somente a guia de FGTS com o valor de Folha + 13º Salário. A GPS sobre 13º salário pode ser emitida somente através do sistema de Folha de Pagamento QuartaRH ou do SEFIP de Competência 13. Veja mais detalhes a seguir.

SEFIP COMPETÊNCIA 13

A partir do ano de 2005, é obrigatória a entrega de GFIP/SEFIP para a competência 13. A partir da versão 8.0, o SEFIP está habilitado para o cumprimento desta obrigação. Para os anos de 1999 a 2004, é facultativa a entrega de GFIP/SEFIP para a competência 13.

Mesmo a empresa que possui apenas Pró-labores deve entregar a SEFIP de Competência 13.

A SEFIP Competência 13 do ano base 2010 pode ser entregue até o último dia útil de janeiro de 2011. Para fazer esta SEFIP, você deve estar em dezembro/2010 no sistema de Folha de Pagamento QuartaRH.

Proceda da seguinte forma:

1)       Acesse o menu Exibir | Ir para | Seleção e selecione quem você quer que faça parte do cálculo da 2ª parcela do 13º salário;

2)      Acesse o menu Cálculos | Folha de Pagamento e clique no botão Iniciar;

3)      Acesse o menu Relatórios | Guias e Declarações | SEFIP;

4)      Na tela que se abre, informe o código de recolhimento habitual, preencha o campo Modalidade com “1 – Declaração ao FGTS e à Previdência” e marque também a opção “Competência 13 – Informações para a Previdência Social”, conforme ilustra a figura:

5)      Clique em Iniciar e proceda com o SEFIP normalmente, como você faz todo mês;

Lembrando que não há emissão de guia de FGTS (GRF) nesta SEFIP, pois o mesmo já foi emitido pelas movimentações de SEFIPs anteriores. No entanto é possível emitir a guia de GPS de 13º salário (competência 13) através desta importação.

Dúvidas com relação ao 13º salário, consulte os demais tópicos deste Blog, bem como as telas de Ajuda contidas no sistema de Folha de Pagamento QuartaRH.

Postado por: Joana Gaspar

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Antes de dar o cálculo definitivo do 13º (tanto da 1ª quanto da 2ª parcela) não será necessário realizar um backup através do menu ‘Ferramentas’ do sistema pois ao dar o cálculo definitivo do 13º o próprio sistema já faz esse backup de forma automática.

Após ter simulado o cálculo do 13º, emitido e conferido todos os relatórios (folha de 13º, recibo de pagamento, arquivos bancários e, no caso da 2ª parcela, GPS e DARF) é hora de dar o cálculo definitivo para que o sistema guarde as informações de 13º na ficha financeira.

Ao acessar o menu ‘Cálculos | 1ª Parcela do 13º Salário’ ou ‘Cálculos | 2ª Parcela do 13º Salário’ , você verá na tela a opção “Cálculo Definitivo”, que só convém ser selecionada após feitos todos os processos citados acima. Veja:

Ao clicar na opção cálculo definitivo, o sistema habilitará os próximos campos. Note que o campo ‘Salvar o banco de dados atual com o nome’ já trará seu banco de dados renomeado com ‘-2010.13.1′ no caso da primeira parcela e ‘-2010.13.2′ no caso da segunda parcela.

Os demais campos ‘Compactar as tabelas do BD‘ e ‘Não incluir as fotos‘ auxiliam a diminuir o tamanho do seu backup.

Note que esta é uma cópia criada imediatamente antes do cálculo definitivo, o que significa que dentro do backup da primeira parcela de 13º não haverá valores de 13º na ficha financeira e que dentro do backup da segunda parcela, haverá apenas valores da primeira parcela na ficha financeira.

Estes backups servem para que você consiga recalcular e reemitir relatórios de 13º quantas vezes precisar, portanto o cálculo definitivo não deve ser dado nesses backups.

Para os backups de 13º, basta acessar o menu “Arquivo | Abrir” e em seguida acessar a pasta  ‘História | 2010’. Para voltar ao seu banco de dados atual, basta acessar o menu “Arquivos | Recentes”  e escolher o banco de dados em questão.

O backup de 13º é salvo sempre utilizando no nome do seu banco de dados, portanto aqueles que têm mais de uma empresa cadastrada em ‘Tabelas | Empresas’, têm duas alternativas no momento do cálculo definitivo:

1) Dar o cálculo definitivo para todas as empresas de uma só vez, acessando o menu ‘Exibir | Ir para | Seleção | Todos’;

2) Para cada empresa que for dar o cálculo definitivo, renomeie o backup. Por exemplo: supondo que o nome da empresa a ser gravada seja ‘Agito’, então renomeie o nome do backup para ‘Agito-2010.13.1’ ou ‘Agito-2010.13.2‘ (dependendo do cálculo que está sendo gravado).

Postado por Joana Gaspar.

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A empresa deve pagar o 13º salário integral para as funcionárias afastadas por motivo de licença-maternidade, exceto por motivo de adoção (será pago direto pela Previdência).

O valor de 13º salário proporcional aos dias de licença-maternidade pagos no ano será deduzido da GPS de 13º salário do respectivo ano para que a empresa seja reembolsada pela Previdência Social.

Sendo assim, o valor de 13º pago pela Previdência será proporcional aos dias de licença maternidade dentro do ano de 2010. Os dias de licença que restarem para 2011 serão descontados somente na GPS de 13º ou de rescisão do ano de 2011.

Para conferir o cálculo efetuado pelo sistema de Folha de Pagamento Quarta RH, proceda da seguinte forma:

1) Acesse o menu ‘Funcionários | Ficha Financeira | Visualizar’;

2) Acesse a guia ’13º Salário e Provisões’ e verifique no campo ‘Licença Gestante (dias no ano)’;

3) O cálculo será feito de acordo com os dias informados neste campo.

OBS: Se esse campo estiver zerado, o sistema usará o histórico de afastamentos da funcionária para apurar essa informação.

O cálculo é feito na Folha da 2ª parcela do 13º salário da seguinte forma:

• Salário mensal + médias + valores agregados = 13º Salário
• 13º Salário / 12 = Resultado 1
• Resultado 1 / 30 x número de dias de licença gestante no ano = Resultado Final

O Resultado Final será o valor descontado da GPS referente à licença maternidade.

Exemplo: se uma funcionária esteve afastada 120 dias no ano corrente e recebeu R$ 1.000,00 (valor correspondente ao evento 005) de 13º Salário, a empresa será reembolsada em R$ 333,33:

13º Salário 1.000,00 / 12 avos / 30 dias x 120 dias = R$ 333,33

Você poderá verificar o valor que está sendo descontado na GPS do através do resumo da Folha da 2ª parcela do 13º salário, no campo 4 – Deduções.

OBS: Nesse caso, o valor de “Deduções” corresponderá à soma de todos os reembolsos que participaram da folha da 2ª parcela do 13º salário através do evento “307-Reembolso 13.Sal.Maternidade”.

Postado por: Joana Gaspar e Rose Cristine

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O sistema calculará o 13º salário integral para os funcionários afastados por motivo de “Acidente do Trabalho” até para aqueles que estão afastados a mais de um ano por que as tributações sobre o 13º são devidas de forma integral pela empresa.

Nesse caso, deve ser informado manualmente o desconto do valor pago pela Previdência Social, assim a empresa pagará somente eventuais diferenças e também poderá efetuar o recolhimento do FGTS (sobre o valor total).

Veja a seguir como proceder no sistema com relação a estes casos.

Para criar o evento de desconto, proceda da seguinte forma:

1) Acesse o menu “Tabelas | Eventos”;
2) Verifique qual a última numeração livre para desconto;
3) Clique no botão ‘Novo’ e insira esta numeração;
4) Dê ao evento o título que achar mais conveniente (ex: 13º Pago Previdência);
5) O evento será do ‘Tipo 1 – Valor’ e não tributará para nada;
6) Clique em ‘Gravar’.

Para lançar o evento para o funcionário que esteve ou está afastado por ‘Acidente de Trabalho’, proceda da seguinte forma:

1) Acesse o menu ‘Funcionários | Lançamentos Individuais’;
2) Lance o evento que acabou de criar na última linha desta tela, inserindo manualmente na coluna ‘Descontos’ o valor de 13º que é devido à Previdência.

Na hora de calcular o 13º para todos, proceda da seguinte forma:

1) Acesse o menu ‘Cálculos | 2ª Parcela do 13º Salário…’
2) Escolha as opções desta tela de acordo com as particularidades da empresa que está sendo calculada;
3) Nesta mesma tela clique na opção ‘Utilizar lista de eventos’ e em seguida clique no botão ‘Lista de Eventos’;
4) Na sub-tela que se abre, selecione para a coluna da direita somente o evento de desconto de 13º criado por você (se tiver qualquer outro evento selecionado nesta coluna da direita, jogue-o de volta para a coluna da esquerda);

5) Clique em iniciar;
6) Emita todos os relatórios necessários (folha de pagamento de 13º, recibo de pagamento, arquivo bancário) lembrando-se sempre de conferir os resultados;
7) Acesse o menu ‘Cálculos | 1ª Parcela do 13º Salário…’ e selecione as mesmas opções selecionadas no momento do cálculo, inclusive a opção ‘Utilizar lista de eventos” e clique na opção ‘Cálculo Definitivo’ para que o sistema grave o cálculo efetuado, lançando os valores da 1ª parcela do 13º na tela Ficha Financeira na guia ’13º Salário e Provisões’.

Desta forma, o sistema calculará as tributações sobre o valor cheio de 13º, mas pagará na folha de 13º somente o que é devido à empresa.

Atenção!: Sugerimos que você se informe junto à Previdência para ter certeza se este desconto deve ser feito no cálculo da 1ª parcela ou da 2ª parcela, ou proporcionalmente nos dois cálculos.

Caso queira fazer esse desconto somente na 2ª parcela, basta fazer este mesmo processo demonstrado acima, mas onde lê-se ‘1ª Parcela do 13º Salário’, leia ‘2ª Parcela do 13º Salário’.

Postado por Joana Gaspar

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Para o cálculo do 13º salário serão considerados apenas os valores do ano corrente, sendo:

• No cálculo da 1ª parcela do 13º salário: valores acumulados na Ficha Financeira na guia Medias II, de janeiro até o mês anterior ao cálculo. Portanto, se o cálculo for efetuado no mês de novembro/2010, as médias computadas corresponderão à soma dos valores de janeiro/2010 até outubro/2010 e o resultado dividido por 10 (meses).

Claro que se o funcionário foi admitido no ano, você contará apenas os meses trabalhados (com 15 dias ou mais).
Por exemplo: para funcionário admitido em abril/2010, o cálculo será a soma dos valores da Ficha Financeira de abril/10 a outubro/10, divididos por 07 (meses).

Conferindo o demonstrativo de médias

Os valores demonstrados pelo sistema no demonstrativo de médias trazem resultados de acordo com o que estiver estipulado na tela ‘Ferramentas | Opções | Calcular Médias’. E o número de meses aqui varia de sindicato para sindicato. Veja a tela:

Levando em consideração o número de meses do exemplo acima (12), o demonstrativo de médias tirado no mês de novembro ficaria da seguinte forma:

Esta média é utilizada para o cálculo de rescisão e  de férias. No entanto, para cálculo de 13º, a apuração é feita de outra forma. Você tem duas alternativas para apurar qual a média de valores variáveis válida para o cálculo do 13º:

1ª alternativa) Considerar a soma demonstrada neste relatório e subtrair os valores referentes ao ano de 2009 (do exemplo acima: 17.592,15 – 1.140,82 – 1.915,00 = 14.536,33) e dividir o resultado por 10 (número de meses de janeiro/10 a outubro/10):  14.536,33/10 = 1.453,63. Então na verdade o valor de R$ 1.453,63 deve ser o valor considerado como média de valores variáveis no cálculo da 1ª parcela do 13º, enquanto que o valor de R$ 1.466,01 que está demonstrado no relatório será o valor considerado para cálculos de rescisão e férias.

2ª alternativa) Você pode também acessar o menu ‘Ferramentas | Opções | Calcular Médias’ e preencher o campo ‘Número de meses para média de valores variáveis’ com “10“, desta forma:

Preenchido desta forma, o sistema trará no demonstrativo de médias exatamente o valor que é devido no 13º, porém o valor não ficará correto para férias e rescisão. Veja como ficaria o demonstrativo nesse caso:

Atenção!: Neste caso é muito importante que, após a emissão dos demonstrativos de médias e finalização do cálculo da 1ª parcela do 13º (cálculo definitivo), você volte ao menu ‘Ferramentas | Opções | Calcular Médias’ e preencha novamente o campo ‘Número de meses para média de valores variáveis’ com o número de meses que estava preenchido anteriormente.

Em dezembro postaremos um tópico falando sobre o cálculo das médias de valores variáveis sobre a 2ª parcela do 13º. Confira!

Postado por Joana Gaspar.

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Prazo para pagamento: os trabalhadores com carteira assinada devem receber:

• 1ª parcela do 13º salário => até 30 de novembro
• 2ª parcela do 13º salário => até 20 de dezembro
• Diferença do 13º salário => 5º dia útil de janeiro do ano seguinte (conforme Art. 459 da CLT) ou até 10 de janeiro (conforme Decreto 57.155/1965).

Cálculo do 13º Salário: na Folha de Pagamento Quarta RH toda a rotina do 13º salário é automática, portanto fica fácil produzir:

• Cálculos: 1ª parcela, 2ª parcela e diferença do 13º salário;
• Emissão de relatórios específicos de 13º Salário: folha, recibo de pagamento, SEFIP (mensal e competência 13), GPS, DARF, arquivo para pagamento em Banco, etc.;
• Arquivo do 13º salário para declarações anuais: RAIS, DIRF, Comprovante de Rendimentos e MANAD.

Encargos: os tributos referentes ao 13º salário deverão ser recolhidos e/ou declarados da seguinte forma: 

• FGTS: deve ser calculado sobre todas as parcelas (1ª, 2ª e diferença).
  O recolhimento do FGTS sobre a 1ª parcela deve ser feito na mesma competência em que for pago ao funcionário, já a 2ª parcela e a diferença de 13º salário deverão ser recolhidas na competência “dezembro”.
  Isso deve ser feito junto com o SEFIP da folha de pagamento mensal, respeitando o prazo legal para pagamento (dia 7).
• IRRF: deve ser calculado em dezembro sobre o valor integral do 13º salário e recolhido no dia 20 de dezembro. Quando existir pagamento de “diferença de 13º salário”, o IRRF deverá ser recalculado, em dezembro, sobre o valor total (base anterior + diferença de 13º) para apurar e recolher o complemento do IRRF.
• INSS: deve ser calculado em dezembro sobre o valor integral do 13º salário e recolhido no dia 20 de dezembro.
  Quando existir pagamento de “diferença de 13º salário”, o INSS deverá ser recalculado, em dezembro, sobre o valor total (base anterior + diferença de 13º) limitada ao teto da tabela de contribuições, para apurar e recolher o complemento do INSS, se for o caso.

OBS: Para declarar os valores devidos à Previdência Social com relação ao 13º salário será necessário gerar o SEFIP competência 13. Isso poderá ser feito até o último dia útil de janeiro do ano seguinte e deve ser usado o banco de dados da competência dezembro, onde foi gravado o valor de 13º salário. Veja mais informações a respeito da SEFIP Competência 13 clicando aqui.

Ajuda: Disponibilizamos em nosso Manual Virtual um tutorial contendo instruções passo a passo para cada etapa do cálculo do 13º salário.
Esses tutorias podem ser consultados a qualquer momento através do botão Ajuda, localizado nas telas dos respectivos cálculos, ou através do menu Ajuda em Conteúdo | Folha de Pagamento | Cálculos.

Postado por: Rose Cristine

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